Les Documents De Contrôle Qualité - (Partie 1)

L'Art de Donner Vie aux Documents Errants

Sincèrement, je considère cet article comme une déviation par rapport à ce que j’avais vraiment envie d’écrire auparavant. J’avais l’intention de rédiger quelque chose d’officiel sur les différents documents qui peuvent exister dans un laboratoire de contrôle qualité en tant que preuves documentaires : les procédures, les protocoles, les rapports et les enregistrements. J’avais également envie de parler de la fameuse pyramide documentaire, comme d’un écosystème interconnecté, où chaque document est une créature unique jouant un rôle vital dans le cycle de vie du système de qualité. Comment cela s’est-il fait ? Qui l'a mise au point ? Quels sont ses intérêts ? Etc. Cependant, en cours de route, alors que j'avais presque terminé d'élaborer mes idées sur la question, une petite réflexion m'est subitement venue à l’esprit. Il s'agit d'une chose qui existe dans des laboratoires dont presque personne ne parle : les documents informels que l'on trouve parfois, voire souvent, en se promenant dans un laboratoire de contrôle qualité. Ils peuvent être utiles, mais sans êtres enregistrés ni référencés. Comment faire pour les formaliser et les intégrer dans le système documentaire ?

La chasse aux documents errants du laboratoire

Alors, bienvenue dans le royaume mystérieux des documents errants, ces trésors non reconnus qui errent librement dans le laboratoire de contrôle qualité ! Si vous avez découvert un parchemin précieux, mais qu'il erre sans abri, nous allons vous révéler les secrets pour le rendre officiel et l'intégrer dans le système documentaire. Ensemble, nous allons découvrir une nouvelle tendance dans le monde artistique du contrôle qualité : L'Art de Donner Vie aux Documents Errants.

1.   La naissance : Commençons par le commencement

Le papa de la chimie moderne, Antoine Lavoisier (1743-1794), a balancé cette perle de sagesse : "Rien ne se crée, rien ne se perd, tout se transforme." Bon, ça veut dire que ces documents-là, ils se sont pas faits tout seuls, y a sûrement un coupable dans l'histoire. Et là, sans plus attendre, je balance. C'est lui, c'est moi, c'est vous, c'est "l'Artiste" en mode super-héros de la blouse blanche, prêt à jouer le rôle de l'analyste chimiste, de l'ingénieur, du responsable, ou de tout autre acteur sur la scène du contrôle qualité.

Mais, diable, pourquoi diantre on se retrouve avec ces documents qualité et non qualité en même temps ? On doit prendre ça au sérieux, car là, on va plonger dans les abysses de la psychologie humaine. Vous captez ? C'est un peu comme une sorte d'inclination naturelle de l'être humain vers la facilité plutôt que la conformité procédurale, et ça, ça a des raisons bien croustillantes.

•         Économie cognitive

L'être humain, il aime bien économiser ses neurones. Suivre des procédures strictes, ça peut demander un peu trop d'efforts intellectuels. La recherche de la facilité, c'est un peu comme faire du bien à son cerveau, quoi.

•         Résistance au changement

Les habitudes, c'est comme les chaussettes le matin, c'est ancré. Changer ses habitudes, ça demande de l'énergie. Alors, même si le changement c'est bien, on préfère souvent la chaleur douillette de la routine.

•          Instantanéité et gratification immédiate  

On vit dans un monde où tout doit arriver tout de suite. Alors les solutions rapides, c'est un peu comme un burger en livraison, ça a plus de succès que le plat préparé avec amour qui mijote doucement.

•          Perception subjective du risque 

Parfois, on a du mal à voir les conséquences réelles des bêtises qu'on fait. Si c'est pas tout de suite ou pas super évident, ben on est tenté de prendre des raccourcis. Logique, non ?

•          Manque de motivation intrinsèque

Si on pige pas à fond l'importance des procédures, on a pas forcément envie de se donner à fond. Comprendre clairement les avantages à long terme, ça peut aider à se remotiver pour faire le job comme il faut.

•          Pressions du temps

Dans le monde pro, le temps, c'est de l'or. Alors, parfois, pour respecter les deadlines, on est tenté de jouer au casse-cou et de prendre des raccourcis.

Émergeant de cette ambiance, ces papiers souvent pas officiellement enregistrés sont un peu comme les reliques d'une sagesse silencieuse accumulée au fil des jours. Ils peuvent contenir des trucs, des petites retouches, ou même des leçons apprises à la dure. De temps en temps, quand l'agilité opérationnelle réclame des ajustements express, ces documents informels sont comme les feux de camp du laboratoire, diffusant leur chaleur lors des expérimentations glacées.

2.   Le Rituel de Formalisation : Comment Faire Entrer ces Trésors dans la Lumière

Étape 1 : La Chasse aux Trésors 

On débute avec une chasse aux trésors, comme une quête épiquement documentaire. Localisez ces parchemins perdus, qu'ils soient planqués dans un coin obscur de la salle de pause, cachés au fin fond des tiroirs de bureau, ou se baladant incognito dans le laboratoire. N'hésitez pas à sonder vos collègues, car ils pourraient être les gardiens de connaissances oubliées. Identifiez les documents qui traînent sans être officiellement liés à une procédure, une instruction, ou tout autre enregistrement. Pensez aussi à ces programmes d'analyse en vadrouille ou sur un tableau d’affichage, qui peuvent se transformer en documents errants s'ils ne sont pas attachés à un parchemin officiel. Les documents obsolètes, ils ont aussi leur place dans cette joyeuse bande.

Étape 2 : L'Évaluation des Trésors 

Une fois repérés, évaluez la valeur de chaque trésor. Posez-vous la question cruciale : "En quoi ce document peut-il contribuer à rendre nos processus plus cool ?" C'est comme évaluer des super-pouvoirs informels. Utilisez des critères comme la pertinence, la qualité de l'info, le niveau de spécialisation, et le quotient intellectuel du document pour décider s'il est digne d'entrer dans l'équipe papier du contrôle qualité. Classez-les selon leur pertinence et leur utilité. Celui qui ne passe pas le casting, hop, on le retire de la scène.

Étape 3 : La Création de Parchemins Officiels 

Pour donner une identité officielle à ces trésors, transformez-les en parchemins magiques. Changez ces documents informels en procédures opérationnelles standard (SOPs) ou en instructions de travail (IT). Créez des modèles de fiches ou d'enregistrements validés et approuvés. Usez de langage clair et de structure formelle pour les intégrer dans la grande famille des documents du système existant.

La création de parchemins officiels

Étape 4 : L'Indexation Magique 

Introduisez ces nouveaux parchemins dans l'index du système documentaire. Chaque document aura son propre numéro d'identification unique, comme une baguette magique, et sera relié à des mots-clés qui feront office de sorts. Assurez-vous qu'ils soient accessibles à tous les collaborateurs du labo.

Étape 5 : Le Rituel de Formation et de Sensibilisation 

Comme pour toute découverte magique, informez votre équipe de l'existence de ces nouveaux parchemins et apprenez-leur à utiliser ces joyaux. Expliquez-leur les raisons du changement et comment ces documents s'intègrent dans le système de gestion documentaire déjà en place. Un document non utilisé, c'est un peu comme une baguette sans magie, pas vrai ?

Étape 6 : La Révision Continue 

Ne l'oublions pas, ces documents ne sont pas gravés dans la pierre, mais écrits dans le sable. Assurez-vous qu'ils évoluent avec le temps, comme des histoires qui se réécrivent au fil des pages dans l’histoire du laboratoire.

Étape 7 : Mise en œuvre d'Actions Correctives 

Identifiez et documentez les failles ou les sorts qui ont conduit à l'utilisation de documents informels. Mettez en place des actions correctives pour empêcher ces incidents non grata de se reproduire. Voici quelques astuces pour garder votre labo sous contrôle :

• Sensibiliser les employés

Faites en sorte qu'ils comprennent l'importance de suivre les procédures formelles et donnez-leur une formation sur la création et la gestion des documents du contrôle qualité.

• Mettez en place la procédure des procédures

Créez des règles pour la création, la révision et l'approbation de tous les documents du contrôle qualité. Incluez la gestion des documents informels, notamment l’interdiction, l’identification, réhabilitation et intégration des documents informels. Ces procédures doivent être claires et précises et doivent être suivies par tous les employés du laboratoire.

• Intégrez les documents informels dans le système de gestion documentaire

Continuez la chasse au trésor sans relâche, une fois qu'ils ont été identifiés et évalués, faites entrer ces documents dans le système de gestion documentaire du laboratoire. Suivez les règles officielles de création et de stockage.

• Surveiller régulièrement les résultats des mesures correctives

Vérifiez régulièrement l'efficacité de vos potions correctives pour vous assurer qu'elles fonctionnent et que les erreurs magiques ne reviennent pas hanter votre équipe. Mettez en place des mécanismes de contrôle continu pour surveiller la conformité d’utilisation des documents intégrés.

3.   Les Risques de Circulation des Documents Informels

L'utilisation de documents informels dans un laboratoire de contrôle qualité comporte plusieurs risques potentiels, qui peuvent transformer votre quête en épopée cauchemardesque. Voici quelques-uns des risques associés à l'utilisation de tels documents :

• Perte de Traçabilité

Les documents informels peuvent se volatiliser, entraînant une perte de traçabilité des informations essentielles liées aux échantillons, aux tests et aux résultats.

• Non-Conformité aux Normes de Qualité

Les documents informels peuvent jouer les rebelles et ne pas suivre les normes de qualité, semant la discorde dans les procédures de contrôle qualité.

• Manque d'Uniformité

L'utilisation de documents informels peut créer un joyeux désordre dans les processus et les enregistrements, rendant difficile la comparaison et l'analyse cohérente des données.

• Risque d'Erreurs humaines

En l'absence de directives formelles et de vérifications, les employés peuvent commettre des erreurs en utilisant des versions obsolètes ou incorrectes de documents, ce qui peut entraîner des erreurs de test et des problèmes de qualité.

• Difficulté de Gestion des Versions  

La gestion des versions de documents informels peut devenir un vrai casse-tête. Il peut être difficile de suivre les changements, de trouver la version actuelle, et de garantir que tous les utilisateurs disposent des informations les plus récentes comme dans un grimoire officiel.

• Risques de Confidentialité et de Sécurité

Les documents informels peuvent jouer les indiscrètes et être partagés de manière peu sécurisée, augmentant le risque de révélation non autorisée d'informations sensibles ou confidentielles.

Documents confidentiels du laboratoire de contrôle qualité

• Manque d'Approbation officielle

Les documents informels peuvent ne pas avoir été officiellement approuvés par les responsables de la qualité, jetant un sort d'incertitude sur leur validité et leur fiabilité.

• Complexité de la Formation

Les nouveaux employés peuvent rencontrer des difficultés lors de leur formation en l'absence de documents formels standardisés. La transmission du savoir-faire peut être moins efficace dans la circulation de documents illicites non approuvés.

• Difficultés lors des Audits et Inspections 

L'utilisation de documents informels peut créer des ennuis lors d'audits, rendant difficile la démonstration de la conformité aux normes et aux procédures. Et peut donner suite à des réserves critiques d’audit.

• Risque d'Omission  

Des informations essentielles peuvent être oubliées dans des documents informels, entraînant une interprétation erronée des résultats ou négligeant des étapes cruciales.

• Risque de Crédibilité et Notoriété du Laboratoire

L'utilisation de documents informels peut compromettre la crédibilité et la réputation du laboratoire, surtout si des clients, des partenaires ou des organismes de réglementation découvrent des pratiques non conformes. La crédibilité du laboratoire peut être mise en doute, ce qui peut avoir des répercussions sur les relations professionnelles et la compétitivité.

• Risque de Fausse Manipulation ou d'Erreur de Gestion

L'absence de formalisation dans la gestion documentaire augmente le risque de fausses manipulations ou d'erreurs de gestion. Des informations incorrectes peuvent être introduites dans la pratique, entraînant des résultats de test erronés, des décisions basées sur des données inexactes, et des conséquences potentiellement graves.

• Risque de compromettre la traçabilité lors des investigations

Ah, la traçabilité, une affaire délicate dans le monde délicat du contrôle qualité. L'utilisation de documents informels peut grandement compliquer la reconstitution des faits et des incidents lors d'une enquête sur une non-conformité d'analyse.

4.   Attention ! Votre système est déjà lourd..N'en rajoutez pas !

Vous allez me dire, vous soulevez une préoccupation légitime. Eh bien, oui. L'ajout excessif de documents peut effectivement alourdir le système magique documentaire, le rendre complexe et potentiellement difficile à gérer. Mais je ne vais pas vous laisser en plein marasme. Je vais vous montrer comment alléger le fardeau tout en résolvant le problème des documents informels. Voici quelques astuces pour retrouver la légèreté perdue :

Le marasme de la charge documentaire

• Hiérarchisation des Documents

Classez les documents par niveau en fonction de leur importance et des risques qui pourraient découler de leur mauvaise utilisation. Identifiez les documents essentiels pour la conformité, la qualité et la sécurité, et donnez-leur une place de choix. Les documents moins cruciaux peuvent être gérés avec une touche de flexibilité.

• Simplification des Procédures

Simplifiez les procédures documentaires autant que possible. Si certaines procédures sont complexes, essayez de les rationaliser pour les rendre plus compréhensibles et plus faciles à suivre.

• Élimination des Redondances

Débusquez et éliminez les documents redondants ou qui se ressemblent un peu trop. Une petite consolidation peut réduire la charge documentaire tout en préservant l’essentiel.

• Utilisation de Technologies de Gestion Documentaire Avancées

Investissez dans des technologies de gestion documentaire avancées qui facilitent la recherche, la navigation et la gestion des versions. Un système électronique peut simplifier la gestion des documents même en cas de volume important. La mise en place d'un système de gestion de laboratoire (LIMS - Laboratory Information Management System) peut jouer un rôle crucial dans l'allègement du système documentaire d'un laboratoire de contrôle qualité.

• Standardisation des Formats 

Standardisez les formats de document pour faciliter la lecture et la compréhension. Uniformiser la présentation des documents peut rendre le système plus convivial.

• Formation et Communication

Assurez-vous que le personnel est correctement formé et maîtrise l'art de l'utilisation du système documentaire. La communication efficace peut également réduire les erreurs et la nécessité de recourir aux documents informels en parallèle.

• Révision Périodique

Programmez des révisions périodiques du système magique documentaire pour éliminer les documents obsolètes, mettre à jour les informations et optimiser la structure globale.

• Utilisation de Références Croisées

Utilisez des références croisées entre documents en utilisant des liens magiques, au lieu de répéter les informations dans plusieurs parchemins. Cela peut réduire la duplication et rendre le système plus efficace.

 

En conclusion, nous réalisons que bien souvent, ce sont parfois les trésors méconnus qui détiennent les clés de l'innovation et de l'efficacité. Cette plongée dans le royaume mystérieux des documents informels était peut-être imprévue, mais elle a révélé une nouvelle dimension dans l'art de la gestion documentaire. En transformant ces documents errants en parchemins officiels, nous avons réaffirmé que l'adaptabilité est une force et que la formalisation peut naître même des recoins les plus inattendus.

Le chemin pour intégrer ces trésors dans le système documentaire peut sembler complexe, mais il offre une opportunité de renforcer la culture qualité du laboratoire. À la croisée des risques potentiels et des solutions proposées, nous réalisons que l'équilibre entre la légèreté et la rigueur est essentiel. Les astuces partagées visent à alléger le fardeau tout en préservant l'essentiel, rappelant que la qualité et la sécurité ne doivent pas être sacrifiées sur l'autel de la simplicité.

En fin de compte, l'art de donner vie aux documents errants est une invitation à repenser nos pratiques, à embrasser l'agilité sans compromettre l'intégrité.

 

Note de l’auteur

Plonger dans le royaume mystérieux des documents errants a peut-être été une déviation, mais c'est une déviation nécessaire pour illuminer des coins obscurs du laboratoire de contrôle qualité. L'art de donner vie à ces documents informels peut non seulement enrichir le savoir-faire de l'équipe, mais aussi renforcer la traçabilité, la conformité et la qualité des processus. Comme pour dire que la destruction n'est pas toujours le meilleur ni le seul sort réservé à ce type de doc. 

C'est une aventure qui transforme l'ordinaire en extraordinaire, et tout analyste chimiste, ingénieur, ou responsable peut devenir l'artiste de cette transformation. Alors, que la magie continue à guider vos pratiques de gestion documentaire et que vos documents errants trouvent leur place dans la lumière officielle du système de qualité.

Sincèrement,

Reda LOURGUIOUI

Ne ratez pas la suite de l'histoire : Les Documents De Contrôle Qualité - (Partie 2)

Version vidéo : Les 11 principes d'excellence pour la rédaction d'un document qualité inégalé (youtube.com)