Optimisation des espaces de travail
Stratégies pour une Efficacité Maximale
(Dans un Laboratoire de Contrôle Qualité Pharmaceutique)
Les laboratoires de contrôle qualité pharmaceutique jouent un rôle vital en veillant à la qualité des produits médicaux et à leur conformité aux normes réglementaires. Une gestion efficace de ces laboratoires est cruciale pour obtenir des résultats fiables et assurer une réponse rapide. Dans cet article, on va essayer d’explorer diverses approches pour organiser les espaces de ces laboratoires afin d'optimiser les ressources et d'accélérer la fourniture des résultats, soulignant l'importance d'une structure bien pensée pour répondre aux défis de manière efficace.
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Optimisation des espaces de travail dans un Laboratoires de
Contrôle Qualité |
Le retour d’expérience des professionnels a montré que la disposition physique des salles dans le laboratoire influence directement l'efficacité des opérations. Ainsi s’organiser en zones dédiées, permet une bonne fluidité dans l’exécution des tâches et une meilleure gestion du flux de travail. Les analystes se sentent à l’aise et se concentrent mieux quand les espaces de travail sont bien délimités et dédiés à chaque type d’analyse ce qui contribue aussi à réduire les erreurs et à accélérer les processus. L’agencement des salles et des postes de travail s’effectue généralement en suivant une certaine logique basée sur l'évaluation des flux de chaque activité en fonction des types de contrôle à réaliser.
1. Évaluation des Flux de Travail
L’évaluation des flux de travail est une étape capitale dans l'optimisation des espaces utiles d'un laboratoire de contrôle qualité pharmaceutique. Cette démarche vise à analyser et comprendre comment les différentes tâches et activités sont organisées et interconnectées au sein d’un laboratoire.
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Un responsable de laboratoire pense aux méthodes d'optimisation des
espaces de travail |
Elle permet de comprendre les processus actuels, d'identifier les goulots d'étranglement et les opportunités d'amélioration. Pour mettre en place cette évaluation, il est important de suivre les étapes suivantes :
- La première étape consiste à identifier les objectifs de l'évaluation. Les objectifs peuvent être généraux, tels que l'amélioration de l'efficacité ou de la sécurité, ou plus spécifiques, tels que la réduction des délais de test ou des coûts de personnel.
- La deuxième étape consiste à collecter des données sur les processus en places afin d’obtenir une image distinctive sur un état des lieux actualisé. Les données peuvent être collectées par observation sur les lieux de travail, entretien avec les analystes et leurs responsables ou analyse des différents documents tels que les instructions d’analyses, procédures organisationnelles…etc.
- La troisième étape consiste à analyser les données collectées pour identifier les goulots d'étranglement et les temps morts de chaque processus. Commencez par une évaluation approfondie de la disposition physique actuelle des zones de travail et des équipements. Identifiez les points forts et les faiblesses de la disposition existante.
- La quatrième étape consiste à collecter le retour du personnel et leurs commentaires sur la disposition actuelle, en tenant compte de leurs observations et suggestions pour améliorer l'efficacité.
- La cinquième étape consiste à développer des recommandations pour améliorer les processus. Les recommandations doivent être réalisables en tenant compte des ressources disponibles et de la règlementation en vigueur.
- La sixième et dernière étape consiste, après validation de la cinquième étape, à mettre en œuvre les recommandations suivant un plan d’action détaillé de plusieurs phases de réalisation. Il est important de suivre l'évolution des performances après la mise en œuvre de chaque changement pour s'assurer qu'ils ont l'effet souhaité.
2. Analyse des Mouvements et des Transferts
La performance d'un laboratoire de contrôle qualité dépend aussi de
l'organisation des déplacements du personnel, lesquels sont inévitablement
influencés par la manière dont les échantillons circulent dans les locaux,
l'emplacement des équipements, la gestion et la manipulation des
procédures et du matériel. Une analyse de tous ces mouvements peut mettre
en lumière des opportunités d'optimisation des espaces.
Pour réduire les déplacements inutiles, il est important de
cartographier les trajets les plus fréquents. Les technologies de
suivi, telles que les badges RFID, peuvent fournir des données
précieuses.
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Une chimiste utilise un chariot de laboratoire pour le transfert
des échantillons |
L'automatisation des transferts d'échantillons peut également
contribuer à l'efficacité. Des systèmes tels que les monte-charges, les
tapis roulants et les pass-box peuvent réduire la dépendance aux
déplacements manuels et faire gagner énormément de temps.
3. Structuration des laboratoires
3.1. Modèle de structuration par spécialité
Il s'agit d'une pratique courante destinée à prévenir toute contamination
croisée et à maintenir des conditions optimales pour les tests spécifiques
réalisés dans chaque zone, préservant ainsi les exigences
environnementales propres à chaque type d'analyse. Cette approche implique
la création de deux zones distinctes, à savoir la microbiologie et la
physico-chimie, qui sont complètement isolées l'une de l'autre. Cette
structuration est non seulement fonctionnellement nécessaire mais répond
également à la logique de séparation des deux domaines d'expertise, chacun
ayant sa propre compétence scientifique et son propre personnel.
Cependant, ils font partie intégrante du même processus de contrôle
qualité d'un produit, visant à évaluer sa conformité aux spécifications
microbiologiques et physico-chimiques établies au préalable.
En séparant ces zones, les laboratoires peuvent utiliser des équipements
spécialisés et mettre en œuvre des pratiques de travail adaptées à chaque
discipline. Certains organismes de réglementation, tels que les agences
sanitaires ou ministérielles, imposent la séparation des zones de
microbiologie et de physico-chimie pour garantir la qualité des tests et
des résultats. Ces zones sont généralement désignées sous le terme de
"Laboratoire".
3.2. Modèle de structuration par tâche
Le modèle de structuration par tâche repose sur la séparation physique des
étapes chronologiques au sein d'un même flux d'analyse ou d’une même
spécialité, que celle-ci soit de nature microbiologique ou
physico-chimique. Cette approche vise à
organiser de manière cyclique et méthodique le déroulement des
activités liées à une analyse spécifique, garantissant ainsi une exécution
efficace et ordonnée du processus.
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| Le cycle de vie d'une analyse en physico-chimie |
Concrètement, cette structuration par tâche implique la division du flux
d'analyse en étapes distinctes, chaque étape représentant une phase clé du
processus global. Chacune de ces phases est alors exécutée dans une salle
disposée de manière séquentielle, suivant un ordre prédéfini. Par exemple,
dans le cas d'une analyse microbiologique, les étapes pourraient inclure
:
- La réception des échantillons.
- L’inoculation et préparation des milieux de culture.
- L’incubation et lecture.
- La manipulation des souches.
- Le traitement des données, documentation et d’archivage.
Pour une analyse physico-chimique, cela pourrait englober des étapes
telles que :
- La réception des échantillons.
- La pesée.
- La préparation des échantillons et solutions d’analyse.
- Lecture et instrumentation.
- Le traitement des données, documentation et archivage.
D’autres tâches qui sont considérées comme un support essentiel au
déroulement d’une analyse pouvant aussi suivre le même raisonnement
nécessitant des zones supplémentaires telles que :
- Le lavage.
- La stérilisation pour la microbiologie.
- La stabilité des médicaments.
- La gestion de l’échantillothèque.
- La gestion et stockage des réactifs et milieux de culture pour la microbiologie.
- La gestion et stockage des réactifs et substances de référence.
Cette approche offre plusieurs avantages. Elle permet une meilleure
organisation des ressources, avec une allocation efficace du temps et des
compétences nécessaires à chaque phase. De plus, elle facilite le suivi et
la gestion de chaque tâche, permettant ainsi d'identifier rapidement toute
déviation ou inefficacité potentielle au cours du processus d'analyse. En
outre, cette structuration par tâche favorise une approche plus
spécialisée, avec une concentration spécifique sur les exigences
particulières de chaque étape, contribuant ainsi à la précision et à la
qualité des résultats obtenus.
3.3. Modèle de structuration par débouché
On entend par débouché, les éléments sortants d’un processus d’analyse
désignant la ou les parties intéressées par le résultat d’analyse. Ces
derniers peuvent être désigné sous la dénomination « Client ».
L'organisation
du laboratoire par débouché d'analyse, où chaque équipe séparée
physiquement ou temporellement, peut apporter plusieurs avantages,
notamment une expertise approfondie dans chaque domaine, une efficacité
accrue des processus et une meilleure gestion des ressources. Voici
quelques exemples qui caractérisent ce modèle :
- L'analyse des matières premières et des articles de conditionnement primaires et secondaires alimente le lancement de la fabrication du produit fini, avec la production en tant que client.
- L'analyse du produit fini contribue à la libération des produits finis pour la vente, avec la distribution ou le commercial comme clients.
- L'évaluation de la stabilité du produit fini offre des données relatives à sa qualité sous diverses conditions de stockage. Cette démarche vise à confirmer l'efficacité du procédé de fabrication au cours de la formulation pharmaceutique, ainsi qu'à valider les premiers lots du lancement, assurant ainsi la conformité du produit pendant sa période de conservation indiquée sur l'étiquette. Les destinataires potentiels de ces résultats englobent différents acteurs tels que les départements de développement galénique et analytique, l'assurance qualité et réglementaire, et l'équipe en charge de la commercialisation.
- Le flux d'analyse pour la validation des méthodes aboutit à une instruction d'analyse spécifique du produit fini, avec le contrôle qualité comme client.
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Processus cartographié des flux d'un laboratoire de contrôle qualité pharmaceutique |
La version Word |
Pour pouvoir implémenter une telle organisation dans un laboratoire de contrôle qualité pharmaceutique, il faut :
- Identifiez les principaux débouchés d'analyse dans votre laboratoire, tels que le contrôle qualité des produits finis, la stabilité, le développement des méthodes, l'analyse des matières premières, etc.
- Établissez une liste claire des types d'analyses spécifiques nécessaires pour chaque débouché.
- Formez des équipes spécialisées, chacune dédiée à un débouché d'analyse spécifique, composée de membres ayant une expertise approfondie dans le domaine.
- Clarifiez les responsabilités de chaque équipe en fonction de son débouché d'analyse.
- Assurez-vous que les équipes comprennent clairement leur rôle dans l'ensemble du processus du laboratoire.
- Créez des mécanismes de coordination et de communication entre les équipes, avec des réunions régulières pour partager des informations, discuter des défis potentiels, et assurer une collaboration transparente.
- Implémentez des systèmes d'information intégrés pour faciliter la communication entre les équipes et assurer une gestion efficace des données.
- Favorisez le développement continu des compétences pour rester à jour avec les avancées technologiques et les exigences réglementaires.
- Assignez spécifiquement les équipements nécessaires à chaque équipe en fonction de ses besoins particuliers.
- Gérez les ressources humaines de manière à optimiser l'utilisation des compétences spécialisées de chaque équipe.
- Développez des procédures standardisées pour chaque débouché d'analyse afin d'assurer une cohérence et une qualité constantes, en veillant à les mettre régulièrement à jour en fonction des évolutions normatives.
- Mettez en place des mécanismes d'évaluation régulière des performances de chaque équipe en utilisant des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l'efficacité opérationnelle et la qualité des résultats.
- Prévoyez des équipes ou des comités transversaux pour gérer des projets qui nécessitent la collaboration de plusieurs spécialistes, garantissant une approche holistique lorsque cela s'avère nécessaire, par exemple, des projets de développement de méthodes pouvant nécessiter une étroite collaboration avec l'équipe de contrôle qualité des produits finis.
En conclusion de cet article, je souhaite souligner l'importance
vitale de l'organisation spatiale dans nos
laboratoires de contrôle qualité pharmaceutique. Les approches
explorées, de l'évaluation des flux de travail à la structuration par
débouché, offrent des solutions novatrices pour optimiser nos
ressources, accélérer la fourniture des résultats, et répondre de
manière efficace aux défis qui jalonnent notre domaine.
En tant que professionnels engagés dans l'assurance de la qualité des produits médicaux, nous comprenons que la manière dont nous organisons nos espaces
influence directement la qualité de nos opérations. Les modèles de
structuration présentés, qu'ils se basent sur la spécialité, la tâche,
ou le débouché d'analyse, visent à offrir
des solutions pratiques et efficaces pour répondre aux exigences de
notre métier.
Le retour d’expérience de nos pairs souligne l'impact positif de ces
approches sur
la fluidité des tâches, la concentration des analystes, la réduction
des erreurs, et l'accélération des processus. Grâce à cette approche réfléchie et structurée, nous pouvons
améliorer significativement nos pratiques, renforçant ainsi la qualité
et la fiabilité de nos résultats.
Ensemble, continuons d'innover, de partager nos expériences, et de
viser l'excellence dans le domaine du contrôle qualité
pharmaceutique.
Bien cordialement, et bonne lecture.
Reda LOURGUIOUI
